Administrator danych i kontakt
Usługodawca i administrator danych: Dawid Stanek, działający pod marką Dobrze Napisane.
Forma działalności: osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną. Dane rejestrowe: działalność nierejestrowana, bez wpisu do CEIDG w zakresie tej działalności.
Adres prowadzenia działalności i adres do doręczeń oraz reklamacji: ul. Teofila Starzyńskiego 8, 70-506 Szczecin, Polska.
Kontakt: kontakt@dobrze-napisane.pl; telefon i WhatsApp: +48 786 663 540. Dobrze Napisane jest nazwą marki, a stroną umowy jest wskazany powyżej usługodawca.
Niniejsza polityka opisuje dane osób odwiedzających stronę, pytających o usługę, klientów oraz osób, których dane są niezbędnym elementem przekazanej sprawy. Pytania i żądania dotyczące danych można wysłać na powyższy e-mail lub adres, dopisując „Dane osobowe”. Nie trzeba składać oświadczenia o zgodzie na całą politykę, aby zapytać o usługę.
Jakie dane otrzymujemy
Dane pochodzą przede wszystkim od klienta, z przekazanych materiałów i z korzystania ze strony. Dane osób trzecich mogą pochodzić z dokumentów klienta, korespondencji i wskazanych przez niego jawnych źródeł niezbędnych do konkretnego zlecenia. Nie pozyskujemy baz kontaktów do reklamy.
- Kontakt i zamówienie: imię i nazwisko lub nazwa klienta, e-mail, telefon, treść korespondencji, ustalenia, wycena i termin. Dane adresowe i identyfikacyjne zbieramy, gdy są potrzebne do pisma, umowy albo rozliczenia.
- Materiały sprawy: opis zdarzeń, strony i odbiorca pisma, sygnatura, daty, kwoty, dokumenty, zdjęcia, wiadomości głosowe i uwagi. Zakres zależy od przyjętego zlecenia.
- Rozliczenia: kwota, tytuł lub identyfikator płatności, status i data wpłaty oraz dane niezbędne do dokumentów podatkowych. Nie prosimy o pełny numer karty, kod zabezpieczający ani dostęp do bankowości.
- Obsługa i bezpieczeństwo: notatki dotyczące zlecenia, historia czynności w prywatnym panelu oraz techniczne informacje o połączeniu ze stroną, np. adres IP, czas żądania, rodzaj przeglądarki i informacja o błędzie.
Cele i podstawy przetwarzania
- Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie wyceny dla osoby zamawiającej usługę: działania na jej żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zwykła korespondencja niezwiązana z zamiarem zawarcia umowy: uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Wykonanie zamówienia, kontakt w sprawie jego realizacji, dostarczenie i poprawki pisma: wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W odniesieniu do danych reprezentantów klienta i niezbędnych danych osób trzecich: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. interes w prawidłowej realizacji zlecenia, komunikacji i ochronie praw, po ocenie praw tych osób.
- Dokumenty podatkowe, rachunkowe i obowiązkowa obsługa uprawnień klienta: obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych w zakresie mającym zastosowanie oraz przepisów o prawach konsumenta. Usuwanie wad w wykonaniu umowy może opierać się także na art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, wykazanie treści zlecenia i złożonych oświadczeń: uzasadniony interes w ochronie praw — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zachowujemy tylko materiał potrzebny do tego celu.
- Utrzymanie i ochrona strony oraz panelu, przeciwdziałanie nadużyciom i wyjaśnianie awarii: uzasadniony interes w zapewnieniu bezpiecznej obsługi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Obsługa żądań dotyczących danych, udokumentowanie ich rozpatrzenia i innych obowiązków RODO: art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Dobrowolna, odrębna zgoda, jeśli w konkretnej sytuacji jest potrzebna, stanowi podstawę z art. 6 ust. 1 lit. a RODO; nigdy nie zastępuje podstawy wymaganej dla szczególnie chronionych danych.
Dokumenty prywatne i dane szczególnie chronione
Na początku opisz sprawę możliwie ogólnie. Przesyłaj dokumenty potrzebne do potwierdzonego zakresu. Zakryj zbędne identyfikatory, adresy, dane dzieci i osób niezwiązanych ze sprawą. Ujawnianie danych o zdrowiu, życiu seksualnym, poglądach lub innych szczególnych kategorii wymaga dodatkowej podstawy z art. 9 RODO.
Takie dane mogą być wykorzystane tylko po stwierdzeniu konieczności i właściwej podstawy, np. gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnych roszczeń — art. 9 ust. 2 lit. f RODO. Jeśli podstawą ma być wyraźna zgoda dotycząca własnych danych klienta, prosimy o nią odrębnie, określając dane i cel — art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Samo wysłanie dokumentu ani akceptacja regulaminu nie stanowią takiej zgody.
Klient nie udziela zgody za inną osobę tylko dlatego, że posiada jej dokumenty. Dane osób trzecich, w tym dzieci, podlegają osobnej ocenie konieczności, podstawy przetwarzania i ich praw. Jeśli nie ma odpowiedniej podstawy, nie wykorzystujemy tych danych do opracowania pisma; prosimy o wersję z usuniętymi danymi albo odmawiamy przyjęcia materiału.
Dane o wyrokach skazujących, czynach zabronionych i związanych środkach bezpieczeństwa podlegają art. 10 RODO. Zgoda klienta lub uzasadniony interes nie wystarczają do pominięcia wymagań tego przepisu. Nie należy przesyłać takich materiałów przed ustaleniem, czy istnieje odpowiednie upoważnienie prawne i dopuszczalny zakres obsługi.
W przypadku otrzymania niezamówionych materiałów szczególnie chronionych ograniczamy dostęp i bez zbędnej zwłoki oceniamy dopuszczalność ich dalszego przechowywania. Gdy brak podstawy, usuwamy je bez zbędnej zwłoki i prosimy, jeśli to potrzebne, o materiał pozbawiony tych danych. Nie stosujemy do nich domyślnie okresów 6 miesięcy lub 90 dni. Przesłanka dotycząca roszczeń z art. 9 nie zastępuje wymagań art. 10 RODO.
Poufność nie oznacza gwarancji absolutnego bezpieczeństwa dowolnego kanału. Nie przesyłaj materiałów do publicznych komentarzy. W razie wątpliwości co do sposobu przekazania skontaktuj się najpierw bez załączników.
Informacja dla osób wymienionych w sprawie
Jeśli Twoje dane otrzymaliśmy od klienta, mogą one obejmować dane identyfikacyjne i kontaktowe, rolę w sprawie, fakty i korespondencję istotne dla przygotowania pisma. Celem nie jest marketing do Ciebie, lecz obsługa konkretnego zlecenia i ochrona praw na podstawach opisanych powyżej.
Masz prawa opisane w tej polityce, w tym prawo uzyskania informacji o źródle danych. Administrator odpowiada za obowiązek informacyjny z art. 14 RODO: co do zasady wykonuje go najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a gdy wcześniej kontaktuje się z daną osobą lub ujawnia dane — odpowiednio przy pierwszym kontakcie lub ujawnieniu. Samo umieszczenie tej polityki na stronie nie zastępuje obowiązku, gdy potrzebne jest indywidualne powiadomienie.
W indywidualnej informacji wskazujemy również konkretne źródło danych i to, czy pochodzą ze źródeł publicznie dostępnych; przekazanie tej informacji nie jest uzależnione od uprzedniego pytania osoby.
Odstąpienie od indywidualnego informowania jest możliwe jedynie po stwierdzeniu i udokumentowaniu konkretnego wyjątku przewidzianego prawem. W przypadku art. 14 ust. 5 lit. b stosujemy także odpowiednie środki ochrony praw i interesów osób, w tym publiczne udostępnienie informacji. Nie zakładamy automatycznego zwolnienia dla wszystkich dokumentów przekazywanych przez klienta.
Opracowanie pisma i archiwum
Pisma przygotowujemy w programie Microsoft Word. Dokumentację spraw przechowujemy w zabezpieczonym archiwum na komputerze usługodawcy. Dane potrzebne do kontaktu i realizacji pozostają także w używanych kanałach komunikacji oraz, w niezbędnym zakresie, w prywatnym panelu. Archiwum komputerowe nie oznacza, że poczta, komunikator i infrastruktura strony działają bez dostawców zewnętrznych.
W firmowym WhatsApp Business nie korzystamy z kopii zapasowej rozmów w Google Drive ani iCloud. Dokumentacja robocza jest przeznaczona do pracy lokalnej; jej przekazanie do nowej usługi chmurowej wymaga wcześniejszej oceny ochrony danych i odpowiedniej aktualizacji informacji.
Przy opracowywaniu treści możemy korzystać pomocniczo z ChatGPT firmy OpenAI. Zasada pracy wymaga wcześniejszego usunięcia danych i szczegółów umożliwiających identyfikację klienta lub innych osób. Nie przekazujemy w ten sposób pełnych akt, skanów dokumentów ani nagrań zawierających dane osób.
Samo zastąpienie nazwiska inicjałami nie zawsze wystarcza. Jeżeli z opisu, sygnatury, dokładnych dat, miejsca lub wyjątkowych okoliczności nadal można rozpoznać osobę, materiał nie jest traktowany jako anonimowy i nie powinien trafić do tego narzędzia. Dane identyfikacyjne uzupełniamy lokalnie w dokumencie. ChatGPT nie jest archiwum spraw ani kanałem obsługi klienta.
Dostawcy i odbiorcy danych
Dostęp ograniczamy do niezbędnego zakresu. Z podmiotami przetwarzającymi w naszym imieniu należy zapewnić właściwe warunki powierzenia. Google służy do logowania właściciela do prywatnego panelu; klienci nie logują się przez Google i treść ich spraw nie jest przekazywana do tej usługi w ramach tego logowania.
- Cloudflare — hosting i zabezpieczenie strony, prywatnego panelu oraz przechowywanie wpisanych do panelu danych spraw. Dostawca otrzymuje również niezbędne dane techniczne połączenia. W zakresie danych powierzonych działa zgodnie z warunkami przetwarzania, a w zakresie własnych celów określonych prawem i polityką dostawcy może mieć odrębną rolę.
- OVHcloud — utrzymanie firmowej poczty elektronicznej, w tym wiadomości i załączników przesyłanych e-mailem, w zakresie usług objętych umową z dostawcą.
- WhatsApp Ireland Limited — usługa WhatsApp Business wybrana przez klienta do kontaktu. Role dostawcy zależą od rodzaju danych: własną usługę prowadzi według swojej polityki, a określone dane powierzone obsługuje według warunków WhatsApp Business. Korzystanie z WhatsApp nie jest konieczne; można kontaktować się przez e-mail.
- SumUp oraz banki lub inni uzgodnieni dostawcy płatności — realizacja i rozliczenie transakcji. Dostawca wyświetlony przy płatności odpowiada za zbierane tam dane płatnicze i realizację własnych obowiązków, np. przeciwdziałanie nadużyciom. Dobrze Napisane zapisuje potrzebne potwierdzenie płatności, nie dane zabezpieczające kartę.
- Upoważnione osoby i dostawcy pomocy technicznej, rachunkowej lub prawnej, jeżeli jest to potrzebne do danego celu, oraz właściwe organy, gdy istnieje obowiązek prawny. Nie sprzedajemy danych klientów ani nie udostępniamy ich do reklamy innych podmiotów.
Przekazywanie danych poza EOG
Dostawcy infrastruktury i komunikacji działają międzynarodowo. Korzystanie z nich może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w USA. Nie deklarujemy, że wszystkie dane pozostają wyłącznie w Polsce lub Unii Europejskiej.
Cloudflare, Inc. (USA): opublikowane warunki przetwarzania przewidują stosowanie ram ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework) do transferów nimi objętych oraz standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej do transferów wymagających takiego zabezpieczenia. Warunki określają też zasady dalszego powierzania danych dostawcom Cloudflare.
WhatsApp Ireland Limited (Irlandia): zgodnie z warunkami transferu danych firmowych przekazuje objęte nimi dane do WhatsApp LLC i Meta Platforms, Inc. w USA, opierając te transfery na Data Privacy Framework. Przewidziano również alternatywne mechanizmy uznane przez RODO, w tym standardowe klauzule umowne dla relacji między podmiotami przetwarzającymi. Dalsi podwykonawcy podlegają warunkom wskazanym przez WhatsApp.
Transfer wymaga podstawy określonej w rozdziale V RODO: odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej, jeśli obejmuje odbiorcę i dany transfer, albo odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych i, gdy to konieczne, środków uzupełniających. Samo korzystanie z komunikatora lub zgoda na regulamin nie zastępują tej oceny.
Dokumentacja w archiwum na komputerze nie jest z tego tytułu powierzana dostawcy chmury. Pomocnicza praca w ChatGPT podlega opisanej wyżej zasadzie przekazywania wyłącznie treści, z których nie można zidentyfikować osób. Przed zmianą narzędzi, lokalizacji przechowywania lub zakresu przekazywania danych oceniamy podstawy i zabezpieczenia oraz aktualizujemy tę informację.
Informację o zabezpieczeniach odnoszących się do konkretnego odbiorcy i sposobie uzyskania ich kopii można otrzymać pod adresem kontaktowym administratora; możliwe jest usunięcie z kopii informacji poufnych niezwiązanych z ochroną danych. Zasady transferów dostawców udostępniono poniżej.
Jak długo przechowujemy dane
Okres przechowywania zależy od celu i rodzaju informacji. Przegląd i usuwanie wykonujemy ręcznie; obejmują panel, pocztę, WhatsApp oraz archiwum i kopie robocze na urządzeniach. Materiały zbędne usuwamy wcześniej; dłużej zachowujemy wyłącznie dane uzasadnione odrębnym, konkretnym celem.
- Zapytanie bez zawartej umowy: do 6 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu, chyba że klient wcześniej skutecznie zażąda usunięcia albo powstanie konkretna potrzeba ochrony roszczeń. Oczywiście zbędne lub przesłane omyłkowo załączniki usuwamy wcześniej.
- Robocze pliki, głosówki i kopie materiałów sprawy: przez czas realizacji, następnie do 90 dni od późniejszego ze zdarzeń: dostarczenia pisma albo zakończenia uzgodnionej tury poprawek. Reklamacja może wydłużyć przechowywanie wyłącznie materiału potrzebnego do jej rozpatrzenia i ochrony związanych z nią roszczeń. Przed usunięciem wyodrębniamy tylko potrzebne dowody rozliczeń i wykonania umowy. Nie zachowujemy bez potrzeby całych akt przez okres przedawnienia.
- Dowody umowy, jej wykonania, oświadczeń i niezbędna korespondencja: do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń. Zależnie od rodzaju roszczenia zastosowanie mogą mieć szczególne terminy dwuletnie, trzyletni termin dla roszczeń związanych z działalnością albo ogólny termin sześcioletni; sposób liczenia wynika z przepisów. Nie stosujemy automatycznie najdłuższego terminu do wszystkich danych.
- Dokumenty podatkowe i rozliczeniowe: przez okres wymagany odpowiednimi przepisami, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, którego dokument dotyczy. Przedłużenie jest możliwe, jeśli wynika z biegu terminu, postępowania lub obowiązku prawnego.
- Wyodrębniony materiał konkretnego sporu lub incydentu: przez czas konieczny do jego wyjaśnienia, ostatecznego zakończenia i rozliczenia właściwych roszczeń. Zachowujemy tylko dane istotne, z ograniczeniem ich wykorzystania do tego celu.
- Logi aplikacji w usłudze Workers Logs: według limitu dostawcy, maksymalnie 7 dni; inne rejestry, np. historia czynności w sprawie, są oceniane osobno według celu i powyższych zasad. Dane utrzymywane przez dostawców jako odrębnych administratorów podlegają ich okresom przechowywania.
Twoje prawa
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca od otrzymania. W przypadkach przewidzianych RODO termin można przedłużyć o dwa miesiące; o przyczynie i przedłużeniu informujemy w pierwszym miesiącu. Realizacja jest co do zasady bezpłatna. Jeśli mamy uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, prosimy tylko o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.
Prawo do kopii własnych danych nie oznacza nieograniczonego dostępu do cudzej sprawy. Przy realizacji żądania chronimy również prawa innych osób. W razie odmowy wyjaśniamy przyczynę i dostępne środki ochrony.
- Dostęp do własnych danych i ich kopii oraz sprostowanie informacji nieprawidłowych lub niepełnych.
- Usunięcie danych lub ograniczenie przetwarzania w sytuacjach wskazanych w RODO. Usunięcie nie jest bezwarunkowe, np. gdy dane nadal są konieczne do obowiązku prawnego albo obrony roszczeń.
- Sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, gdy podstawą jest uzasadniony interes. W takim przypadku ocenimy, czy istnieją nadrzędne podstawy dalszego przetwarzania lub potrzeba ochrony roszczeń. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego nie wymaga uzasadnienia.
- Przenoszenie danych dostarczonych przez Ciebie, jeśli ich przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody, na warunkach określonych w RODO.
- Cofnięcie odrębnie udzielonej zgody w dowolnej chwili. Nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Jeśli bez objętych nią danych nie można wykonać określonego zakresu usługi i nie ma innej właściwej podstawy, wyjaśnimy wpływ na dalszą realizację.
- Złożenie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Skargę można złożyć niezależnie od kontaktu z nami.
Dobrowolność i sposób podejmowania decyzji
Przekazanie danych przy zapytaniu jest dobrowolne. Bez kontaktu zwrotnego nie odpowiemy, a bez informacji potrzebnych do wyceny lub pisma możemy nie móc przyjąć albo wykonać zlecenia. Obowiązkowe dane rozliczeniowe wynikają z prawa. Każdorazowo ograniczamy prośbę o informacje do potrzebnego zakresu.
Nie podejmujemy wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub podobnie istotnie wpływają na ich sytuację. Nie prowadzimy profilowania reklamowego ani nie uzależniamy wyceny od śledzenia zachowania na stronie.
Bezpieczeństwo i aktualizacje polityki
Strona korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS, a dostęp do panelu spraw jest ograniczony do uprawnionego właściciela przez zewnętrzną usługę logowania. Stosujemy zasadę ograniczania dostępu i zakresu danych do potrzebnego celu. Żaden środek techniczny nie daje bezwarunkowej gwarancji braku incydentu.
Nie udostępniamy dokumentów klientów na publicznej stronie. Jeśli podejrzewasz omyłkowe wysłanie materiału lub nieuprawniony dostęp, poinformuj nas pod adresem kontaktowym, opisując problem bez ponownego przesyłania zbędnych danych.
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się przetwarzanie lub przepisy. Wskazujemy wersję i datę obowiązywania. Istotne informacje przekazujemy osobom, których zmiana dotyczy, jeśli jest to wymagane. Sama aktualizacja dokumentu nie tworzy zgody na nowy cel przetwarzania ani nie zmienia podstaw już wykonanych czynności.